Oletko laskenut montako tuntia projektiisi kului ja tulivatko ne kaikki laskutettua?
Ajankäyttö on pienille firmoille kriittinen asia. Merkityksettömiin neljän tunnin palavereihin ei ole aikaa, eikä erilaisiin projekteihin upotettuja ylimääräisiä työtunteja kannata väheksyä.
Apuun tulee työajan seurantatyökalu. Viimeisen vuoden aikana olen käyttänyt palvelua nimeltä Harvest. Se on nykyaikainen pilvipohjainen (SaaS) työtuntilaskuri. Harvest nakuttaa taustalla kun työpäiväni etenee. Se on tarjolla myös kännykkään ja kytkeytyy yhteen mm. Highrise-asiakkuudenhallinnan kanssa.
Monenlaisia muitakin ratkaisuja ajan seurantaan löytyy, mutta Harvest on hyvin selkeä ja kehittyvä työkalu.
Ajan seuraaminen on välttämätöntä monissa tuntilaskutukseen perustuvissa toimissa, mutta se on hyödyllistä myös oman työajan laajempaan hahmottamiseen. Siihen Harvest sopii hyvin sillä kun laskuria on käyttänyt hiemankin pitempään, siitä saa ulos selkeitä kaavioita siitä mihin aika on mennyt ja kuinka iso osa ajasta on laskutettavaa. Tällainen ajan ”pureksiminen” paljastaa miten tunnit vierivät ja mitä tulee tehtyä.
Pitkällä aikavälillä Harvestin esittämät faktat pienyrittäjän ajankäytöstä voivat avata silmiä ja vaikutukset ylettyä hinnoitteluun saakka. Mieleen voi myös hiipiä ajatus, että jokin prosessi ei etene siihen tahtiin kuin pitäisi; jotain olisi tehtävä. Ehkä et käytä aikaasi oikeisiin asioihin.
Vajaat kaksi vuotta sitten syksyllä Harvestin palvelimet kärsivät sähkökatkoksista hurrikaani Sandyn kurittaessa New Yorkia. Asiakkaat joutuivat olemaan osan ajasta offline sillä varageneraattoreitakaan ei saatu heti katkoitta toimimaan.
Yritys kuitenkin hoiti tästä tiedottamisen hienosti ja raportoi blogissaan tilanteen etenemisestä. Asiakkaiden tuki oli vahvaa kriisin keskellä.
Jos jonkin lisän palveluun voisi laittaa, niin se voisi olla liitännäinen, joka huomaa jos käyttäjä siirtyy viettämään aikaa sosiaaliseen mediaan. Voisi olla hyödyllistä nähdä millaisia määriä aikaa tuhlaantuu Facebookissa, Twitterissä tai muissa palveluissa ”asian vierestä”, kun ei tarkkaan ottaen olla työasioissa.